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Statuts et règlement d’ordre intérieur (R.O.I)

Status de « La Coop Alimentaire » société coopérative

Siège :
7500 Tournai,
Rue du Curé du Château, numéro 8b
Numéro d’entreprise :
en cours d’attribution
RPM Tournai

STATUTS INITIAUX
Par acte du 22 août 2022, reçu par le notaire Quentin DUCARME, de résidence à Ath, déposé par voie électronique au Tribunal de l’entreprise du Hainaut à Tournai, pour être publié par extraits
aux annexes du Moniteur belge.

Statuts initiaux au 22 août 2022

Titre I :

Forme légale – Dénomination – Siège – Objet – Durée

Article 1: Nom et forme

La société revêt la forme d’une société coopérative.
Elle est dénommée « La Coop Alimentaire ».

Article 2. Siège

Le siège est établi en Région wallonne.
La société peut établir, par simple décision de l’organe
d’administration, des sièges administratifs, agences, ateliers, dépôts et succursales, tant en Belgique qu’à l’étranger.

Article 3. Objet

La société a pour objet, tant en Belgique qu’à l’étranger, pour compte propre ou compte de tiers ou en participation avec ceux-ci :
* dans l’intérêt général, de générer un impact sociétal positif pour l’homme, l’environnement ou la société par :
– Le développement de l’offre en produits bio, locaux et de saison ; en rassemblant des producteurs biologiques sur petites et grandes surfaces, aux pratiques respectueuses de l’environnement et du vivant, souhaitant travailler dans un cadre de concertation et de coopération ; en structurant leur offre ; – Le développement des filières de transformation et de commercialisation de produits agricoles ;
En :
– Permettant à l’ensemble des citoyens, y compris les publics précarisés, d’avoir accès à des produits bio locaux en circuits courts ;
– Travaillant en concertation avec tous les acteurs des filières courtes et en partenariat avec les pouvoirs publics, afin de tendre vers des prix justes pour l’ensemble des acteurs des filières développées ;
– Permettant aux producteurs et travailleurs de prendre part au processus décisionnel démocratique de la société ;
– Sensibilisant et conscientisant les citoyens aux enjeux de l’alimentation durable et locale ;
– Attribuant les éventuels bénéfices de la société au développement des activités de la coopérative, dans le respect de la finalité sociale définie dans les présents statuts.
Elle dispose, d’une manière générale, d’une pleine capacité juridique pour accomplir tous les actes et opérations ayant un rapport direct ou indirect avec son objet ou qui seraient de nature à faciliter directement ou indirectement, entièrement ou partiellement, la réalisation de cet objet.
Elle peut s’intéresser par voie d’association, d’apport, de fusion, d’intervention financière ou autrement dans toutes sociétés, associations ou entreprises dont l’objet est identique, analogue ou connexe au sien ou susceptible de favoriser les activités économiques et/ou sociales décrites ci-avant.
Elle peut exercer les fonctions d’administrateur ou liquidateur dans d’autres sociétés.
Au cas où la prestation de certains actes serait soumise à des conditions préalables d’accès à la profession, la société subordonnera son action, en ce qui concerne la prestation de ces actes, à la réalisation de ces conditions.

Article 4. Finalité coopérative

La coopérative a pour finalité de :
– soutenir l’agriculture paysanne et favoriser le développement de pratiques agricoles biologiques, respectueuses des personnes, du vivant et de l’environnement ;
– permettre au plus grand nombre, y compris les publics précarisés, d’avoir accès à une alimentation bio, locale, durable, de saison et nutritive ;
– créer de nouveaux modèles économiques et sociaux qui permettent la création d’emplois locaux, notamment inclusifs des personnes précarisées ou en situation de handicap, une participation au processus démocratique décisionnel et une juste rémunération des producteurs et travailleurs ;
– créer des espaces d’échange et de partage des savoirs et savoirs faire agricoles et culinaires ;
– sensibiliser les citoyens aux enjeux de l’alimentation, en leur donnant la possibilité de s’informer et d’investir humainement et financièrement dans des projets novateurs et porteurs de sens sur leur territoire ;
– promouvoir l’économie sociale et solidaire ;
– développer des liens de solidarité et de convivialité entre agriculteurs et mangeurs.
Article 4 bis : Règlement d’ordre intérieur
L’organe d’administration est habilité à édicter un règlement d’ordre intérieur fixant notamment les règles de fonctionnement et les responsabilités de tous ceux qui participent à la gestion, à l’animation, à la surveillance et au contrôle de l’activité de la coopérative.
Pareil règlement d’ordre intérieur ne peut contenir de dispositions :
– contraires à des dispositions légales impératives ou aux statuts ;
– relatives aux matières pour lesquelles la loi exige une disposition statutaire.
Le règlement d’ordre intérieur peut toutefois, s’il est approuvé par une décision prise dans le respect des conditions de quorum et de majorité requises pour la modification des statuts, contenir des dispositions supplémentaires et complémentaires concernant les droits des actionnaires et le fonctionnement de la société, y compris les matières visées à l’article 2:59, 2°.

Article 5. Durée

La société est constituée pour une durée illimitée.
La société peut être dissoute par décision de l’assemblée générale délibérant comme en matière de modification des statuts.

Titre II: Apports et émission d’actions nouvelles

Article 6: Apports

En rémunération des apports, septante-sept actions ont été émises.
Les actions sont réparties en trois classes comme suit :
– des actions de classe A dites « garantes », au prix de CINQ CENTS EUROS chacune, étant plus particulièrement celles qui sont réservées à toute personne qui exerce une activité de production agricole ou de transformation alimentaire, ces actionnaires sont également garants de la finalité de la coopérative; – des actions de classe B dites « bénéficiaires », au prix de CENT EUROS chacune, étant plus particulièrement celles qui

pourront être souscrites par toute personne désireuse d’avoir accès aux services de la coopérative et de se montrer solidaire envers les finalités coopératives de la société ;
– des actions de classe C dites « investisseurs », au prix de MILLE EUROS chacune, étant celles sont plus particulièrement qui pourront être souscrites par toute personne désireuse d’investir dans la coopérative afin de favoriser sa finalité.
Sous réserve des spécifications prévues dans les statuts, ces différentes classes d’actions confèrent les mêmes droits et avantages, dans les limites prévues par la loi pour l’obtention de l’agrément comme entreprise sociale.
Les actions confèrent chacune une voix, dans les limites prévues dans les présents statuts.

Article 7. Appels de fonds

Les actions doivent être libérées à leur émission.

TITRE III. TITRES

Article 8. Nature des actions

Toutes les actions sont nominatives, elles portent un numéro
d’ordre.
Elles sont inscrites dans le registre des actions
nominatives; ce registre contiendra les mentions requises par le Code des sociétés et des associations. Les titulaires d’actions peuvent prendre connaissance de ce registre relatif à leurs titres.
Les cessions n’ont d’effet vis-à-vis de la société et des tiers qu’à dater de leur inscription dans le registre des actions. Des certificats constatant ces inscriptions sont délivrés aux titulaires des titres.
Si plusieurs personnes ont des droits réels sur une même action, la société peut suspendre l’exercice du droit de vote, jusqu’à ce qu’une seule personne ait été désignée comme titulaire à son égard du droit de vote.
Sauf disposition spéciale contraire dans les présents statuts, ou dans le testament ou la convention qui a créé l’usufruit, en cas de démembrement du droit de propriété d’une action en usufruit et nue-propriété, les droits y afférents sont exercés par l’usufruitier.

Article 9. Cession et transmission d’actions

§1. Lesactionsd’unactionnairenepeuvent,àpeinedenullité, être cédées entre vifs ou transmises pour cause de mort, qu’à des actionnaires ou à des personnes qui répondent aux conditions stipulées à l’article 10 des présents statuts pour être admis comme actionnaire. La cession ou transmission ne peut avoir lieu que moyennant l’agrément de l’organe d’administration.
A cette fin, l’actionnaire ou, en cas de décès, son/ses successible(s), devra adresser à l’organe d’administration, par courrier ordinaire ou par e-mail à l’adresse électronique de la société, une demande indiquant les noms, prénoms, professions, domiciles du ou des cessionnaires proposés ainsi que le nombre d’actions cédés, ainsi que, en cas de cession entre vifs, le prix offert pour chaque action.
Dans les quinze jours de la réception de cette lettre, l’organe d’administration notifie, par courrier ordinaire ou par e-mail, au demandeur la réponse réservée à sa demande.

L’organe d’administration peut refuser la demande moyennant motivation. Le refus d’agrément d’une cession entre vifs est sans recours. Néanmoins, l’actionnaire voulant céder tout ou partie de ses actions, ou les successibles de l’actionnaire décédé, peuvent demander que leurs actions soient reprises par la société conformément à la procédure de démission à charge du patrimoine social, prévue à l’article 12 des présents statuts.
§2. Les dispositions du présent article sont applicables dans tous les cas de cessions, tant entre vifs que pour cause de décès, tant à titre onéreux qu’à titre gratuit, tant volontaires que forcées, tant en usufruit qu’en nue-propriété ou pleine propriété, qui portent sur des actions.

TITRE IV. ADMISSION A LA SOCIETE

Article 10. Conditions d’admission

Les conditions suivantes doivent être remplies pour pouvoir
devenir actionnaire de la société :
– le candidat doit être une personne physique ou une personne morale ;
– le candidat à la souscription d’actions de catégories A doit exercer une activité de production agricole ou de transformation alimentaire ;
– le candidat à la souscription d’actions de catégorie B et C devra satisfaire aux conditions fixées dans le règlement d’ordre intérieur ;
– le candidat doit adhérer aux statuts et, le cas échéant, au règlement d’ordre intérieur et à la charte ;
– le candidat doit souscrire au moins une action ou acquérir au moins une action.
Article 11. Procédure d’admission
Pour être admis comme actionnaire, la personne qui répond aux conditions stipulées à l’article précédent doit obtenir l’agrément de l’organe d’administration.
A cette fin, le candidat devra adresser à l’organe d’administration, par courrier ordinaire, par e-mail à l’adresse électronique de la société ou encore via un formulaire se trouvant sur le site internet de la société, une demande indiquant notamment ses noms, prénoms, profession et domicile, ainsi que le nombre d’actions qu’il souhaite souscrire.
Dans le mois de la réception de cette lettre ou de cet e- mail ou du formulaire de demande d’adhésion, l’organe d’administration notifie, par courrier ordinaire ou par e-mail au candidat la réponse réservée à sa demande. L’organe d’administration peut refuser la demande moyennant motivation. Le refus d’agrément est sans recours. Toutefois, il est précisé que l’affiliation ne peut être refusée que si les intéressés ne remplissent pas ou cessent de remplir les conditions générales d’admission prévues dans les statuts ou s’ils commettent des actes contraires aux intérêts de la société.

Article 12. Démission

§1. Les actionnaires ont le droit de démissionner de la société à charge de son patrimoine.
Cette démission s’accompagne des modalités suivantes :
1° Les actionnaires ne peuvent démissionner que pendant les six premiers mois de l’exercice social ;

2° La demande de démission doit être adressée à l’organe d’administration par courrier ordinaire au siège de la société ou par e-mail à l’adresse électronique de la société ;
3° Une démission est toujours complète ; un actionnaire qui veut démissionner, doit démissionner pour l’ensemble de ses actions, qui seront annulées ;
4° La démission prend effet le dernier jour du sixième mois de l’exercice, et la valeur de la part de retrait doit être payée au plus tard dans le mois qui suit sous réserve de ce qui est dit ci-après 6° ;
5° Le montant de la part de retrait pour les actions pour lesquelles l’actionnaire concerné demande sa démission est équivalent au montant réellement libéré et non encore remboursé pour ces actions sans cependant être supérieur au montant de la valeur d’actif net de ces actions telle qu’elle résulte des derniers comptes annuels approuvés;
6° Le montant auquel l’actionnaire a droit à la démission est soumis aux règles de la distribution de réserves et est suspendu si l’application de ces dispositions n’autorise pas la distribution, sans qu’un intérêt ne soit dû sur ce montant.
Lorsque la société dispose à nouveau de moyens susceptibles d’être distribués, le montant restant dû sur la part de retrait sera payable avant toute autre distribution aux actionnaires.

Article 13. Exclusion

§1. Lasociétépeutexclureunactionnairepourdejustesmotifs, s’il cesse de remplir les conditions d’admission prévantées ou s’il commet des actes contraires aux intérêts de la société.
Les actions de l’actionnaire exclu sont annulées.
§2. L’actionnaireexclurecouvrelavaleurdesapartderetrait. §3. Seulel’assembléegénéraleestcompétentepourprononcerune exclusion.
La proposition motivée d’exclusion lui est communiquée par e-mail à l’adresse électronique qu’il a communiqué à la société. Si l’actionnaire a choisi de communiquer avec la société par courrier, la proposition lui est communiquée par pli recommandé.
L’actionnaire dont l’exclusion est demandée doit être invité à faire connaître ses observations par écrit et suivant les mêmes modalités à l’assemblée générale, dans le mois de la communication de la proposition d’exclusion.
L’actionnaire doit être entendu à sa demande.
Toute décision d’exclusion est motivée.
§4. L’organe d’administration communique dans les quinze jours à l’actionnaire concerné la décision motivée d’exclusion par e- mail à l’adresse électronique qu’il a communiqué à la société. Si l’actionnaire a choisi de communiquer avec la société par courrier, la décision lui est communiquée par pli recommandé.

TITRE V. ADMINISTRATION – CONTRÔLE

Article 14. Organe d’administration

La société est administrée par au moins cinq
administrateurs, personnes physiques ou morales, actionnaires ou non, nommés avec ou sans limitation de durée.
Le nombre d’administrateurs est fixé à au moins cinq et au maximum neuf.

Ils sont élus par l’assemblée générale sur la base d’une liste de candidats présentée par les actionnaires de la catégorie A.
L’assemblée qui nomme le ou les administrateur(s) fixe leur nombre, la durée de leur mandat et, en cas de pluralité, leurs pouvoirs. A défaut d’indication de durée, le mandat sera censé conféré sans limitation de durée.
Article 15. Pouvoirs de l’organe d’administration
Lorsque la société est administrée par plusieurs administrateurs, et sauf les actes compris dans le domaine de la gestion journalière, comme dit ci-après, la société est valablement engagée et représentée vis-à-vis des tiers par la signature de :
– par deux administrateurs agissants conjointement,
– un administrateur-délégué ou encore un délégué à la gestion journalière, dans la limite de leurs pouvoirs respectifs, étant toutefois précisé qu’il ne pourra signer seul les actes engageant la société que pour autant que le montant engagé ne dépasse pas dix mille euros.
Cette règle vaut pour tous les actes engageant la société, en et hors justice.

Article 16. Rémunération des administrateurs

Le mandat des administrateurs est gratuit, sauf si l’assemblée générale des actionnaires décide d’une indemnité limitée et des jetons de présence limités. Cette indemnité ou ces jetons de présences ne peuvent pas consister en une participation aux bénéfices de la société.
Article 17. Gestion journalière
L’organe d’administration peut déléguer la gestion journalière, ainsi que la représentation de la société en ce qui concerne cette gestion, à un ou plusieurs de ses membres, qui portent le titre d’administrateur-délégué, ou à un ou plusieurs directeurs.
L’organe d’administration détermine s’ils agissent seul ou conjointement.
Les délégués à la gestion journalière peuvent, en ce qui concerne cette gestion, attribuer des mandats spéciaux à tout mandataire.
L’assemblée générale fixe les attributions et rémunérations éventuelles pour les délégués à la gestion journalière ayant la qualité d’administrateur, laquelle rémunération ne peut pas consister en une participation aux bénéfices. A ce sujet, il est précisé que l’éventuelle rémunération des délégués à la gestion journalière ayant la qualité d’administrateur ne peut consister qu’en une indemnité limitée ou des jetons de présence limités. L’organe d’administration peut révoquer en tout temps leurs mandats.

Article 18. Contrôle de la société

Lorsque la loi l’exige et dans les limites qu’elle prévoit, le contrôle de la société est assuré par un ou plusieurs commissaires, nommés par l’assemblée générale pour trois ans et rééligibles.

 

TITRE VI. ASSEMBLEE GENERALE

Article 19. Tenue et convocation

Il est tenu chaque année, au siège ou à tout autre endroit indiqué dans les convocations, une assemblée générale ordinaire le premier mardi du mois de juin, à dix-huit heures. Si ce jour est férié, l’assemblée est remise au premier jour ouvrable suivant.
Des assemblées générales extraordinaires doivent en outre être convoquées par l’organe d’administration et, le cas échéant, le commissaire, chaque fois que l’intérêt de la société l’exige ou sur requête d’actionnaires représentant un dixième du nombre d’actions en circulation. Dans ce dernier cas, les actionnaires indiquent leur demande et les sujets à porter à l’ordre du jour. L’organe d’administration ou, le cas échéant, le commissaire convoquera l’assemblée générale dans un délai de trois semaines de la demande.
Les convocations aux assemblées générales contiennent l’ordre du jour. Elles sont faites par e-mails envoyés quinze jours au moins avant l’assemblée aux actionnaires, aux administrateurs et, le cas échéant, aux titulaires d’obligations convertibles nominatives, de droits de souscription nominatifs ou de certificats nominatifs émis avec la collaboration de la société et aux commissaires. Elles sont faites par courrier ordinaire aux personnes pour lesquelles la société ne dispose pas d’une adresse e-mail, le même jour que l’envoi des convocations électroniques.
Toute personne peut renoncer à la convocation et, en tout cas, sera considérée comme ayant été régulièrement convoquée si elle est présente ou représentée à l’assemblée.

Article 20. Admission à l’assemblée générale

Pour être admis à l’assemblée générale et pour y exercer le droit de vote, un actionnaire doit remplir les conditions suivantes :
– –
le titulaire d’actions nominatives doit être inscrit en cette qualité dans le registre des actions nominatives ; les droits afférents aux actions de l’actionnaire ne peuvent pas être suspendus ; si seul le droit de vote est suspendu ; il peut toujours participer à l’assemblée générale sans pouvoir participer au vote.

Article 21. Séances – procès-verbaux

§ 1.
à défaut, par l’actionnaire le plus âgé. Le président désignera le secrétaire qui peut ne pas être actionnaire. § 2. Les procès-verbaux constatant les décisions de l’assemblée générale sont consignés dans un registre tenu au siège. Ils sont signés par les membres du bureau et par les actionnaires présents qui le demandent. Les copies à délivrer aux tiers sont signées par un ou plusieurs membres de l’organe d’administration ayant le pouvoir de représentation.
La liste de présences et les rapports éventuels, les procurations ou les votes par correspondance sont annexés au procès-verbal.

Article 22. Délibérations

§1. Sauf les exceptions prévues par les présents statuts et la loi, les décisions de l’Assemblée générale sont prises à la majorité absolue des voix présentes ou représentées, et en tout état de cause, à la majorité absolue des voix des actionnaires de classe A, présentes ou représentées.
L’assemblée générale est présidée par un administrateur ou,

Lorsque la loi exige des quorums spéciaux, celui-ci est également requis au sein de la classe A.
Chaque associé dispose d’une seule voix à l’assemblée générale, quel que soit le nombre d’actions qu’il détient.
§2. Aucasoùlasociéténecomporteraitplusqu’unactionnaire, celui-ci exercera seul les pouvoirs dévolus à l’assemblée générale.
§ 3. Toute assemblée ne peut délibérer que sur les propositions figurant à l’ordre du jour, sauf si toutes les personnes à convoquer sont présentes ou représentées, et, dans ce dernier cas, si les procurations le mentionnent expressément. § 4. Sauf dans les cas prévus par la loi, l’assemblée statue à la majorité absolue des voix comme dit ci-avant.
§5. Aucun actionnaire ne peut prendre part au vote, à titre personnel ou comme mandataire, pour un nombre de voix qui dépasse le dixième des voix attachées aux actions présentes et représentées dans l’Assemblée générale.

Article 23. Prorogation

Toute assemblée générale, ordinaire ou extraordinaire, peut être prorogée, séance tenante, à trois semaines au plus par l’organe d’administration. Sauf si l’assemblée générale en décide autrement, cette prorogation n’annule pas les autres décisions prises. La seconde assemblée délibèrera sur le même ordre du jour et statuera définitivement.

 

TITRE VII. EXERCICE SOCIAL REPARTITION – RESERVES

Article 24. Exercice social

L’exercice social commence le premier janvier et finit le trente et un décembre de chaque année. A cette dernière date, les écritures sociales sont arrêtées et l’organe d’administration dresse un inventaire et établit les comptes annuels dont, après approbation par l’assemblée, il assure
la publication, conformément à la loi.

Article 25. Répartition – réserves

§1. La société ne peut allouer un avantage patrimonial à ses actionnaires, sous quelque forme que ce soit et sur le montant réellement libéré, que dans la limite du taux d’intérêt fixé par le Roi en exécution de la loi du 20 juillet 1955 portant institution d’un Conseil National de la Coopération, de l’Entrepreneuriat Social et de l’Entreprise Agricole.
§2. Deplus,lemontantdudividendeàverserauxactionnaires ne peut être fixé qu’après fixation d’un montant que la société réserve aux projets ou affectations qui sont nécessaires ou utiles pour la réalisation de son objet.
§3. Une partie des ressources annuelles est consacrée à l’information et à la formation de ses membres, actuels et potentiels, ou du grand public.
§4. Uneristournepeutêtreattribuéeauxactionnairesdeclasse A mais dans ce cas, cette ristourne ne pourra être distribuée qu’au prorata des opérations que les actionnaires ont traitées avec la société.
§5. Aucune distribution ne peut être faite que dans le respect du double test (solvabilité et liquidité). La décision de distribution prise par l’Assemblée générale ne produit ses effets qu’après que le Conseil d’administration aura constaté qu’à la suite de la distribution, la Société pourra, en fonction des

développements auxquels on peut raisonnablement s’attendre, continuer à s’acquitter de ses dettes au fur et à mesure de leur échéance pendant une période d’au moins douze mois à compter de la date de la distribution.

Article 26. Rapport spécial.

L’organe d’administration établit un rapport spécial annuel sur l’exercice clôturé dans lequel il est fait au moins mention : – des informations à propos :
* des demandes de démission,
* du nombre d’actionnaires démissionnaires et la classe d’actions pour lesquelles ils ont démissionné,
* du montant versé et les autres modalités éventuelles,
* du nombre de demandes rejetées et le motif du refus,
* ainsi que si les statuts le prévoient, l’identité des actionnaires démissionnaires.
– de la manière dont l’organe d’administration contrôle l’application des conditions d’agrément,
– des activités que la société a effectuées pour atteindre son objet,
– des moyens que la société a mis en œuvre à cet effet.
Ce rapport est, le cas échéant, inséré dans le rapport de gestion. Si l’organe d’administration n’est pas tenu d’établir et de déposer un rapport de gestion, il envoie une copie du rapport spécial au SPF Economie dans les sept mois qui suivent la date de clôture de l’exercice.
Ce rapport est également conservé au siège de la société.

 

TITRE VIII. DISSOLUTION – LIQUIDATION

Article 27. Dissolution

La société peut être dissoute en tout temps, par décision de l’assemblée générale délibérant dans les formes prévues pour les modifications aux statuts.

Article 28. Liquidateurs

En cas de dissolution de la société, pour quelque cause et à quelque moment que ce soit, le ou les administrateurs en fonction sont désignés comme liquidateur(s) en vertu des présents statuts si aucun autre liquidateur n’aurait été désigné, sans préjudice de la faculté de l’assemblée générale de désigner un ou plusieurs liquidateurs et de déterminer leurs pouvoirs et émoluments.

Article 29. Répartition de l’actif net

Lors de la liquidation de la société, il est donné au patrimoine subsistant après l’apurement du passif et le remboursement de l’apport versé par les actionnaires et non encore remboursé, à peine de nullité, une affectation qui correspond le plus possible à son objet comme entreprise sociale, en l’occurrence le développement pour tous de l’accès à des produits sains et bio.

 

TITRE IX. DISPOSITIONS DIVERSES

Article 30. Election de domicile

Pour l’exécution des statuts, tout actionnaire,
administrateur, commissaire, liquidateur ou porteur d’obligations domicilié à l’étranger, fait élection de domicile au siège où toutes communications, sommations, assignations, significations peuvent lui être valablement faites s’il n’a pas élu un autre domicile en Belgique vis-à-vis de la société.

Article 31. Compétence judiciaire

Pour tout litige entre la société, ses actionnaires, gérants, commissaires et liquidateurs relatifs aux affaires de la société et à l’exécution des présents statuts, compétence exclusive est attribuée aux tribunaux du siège, à moins que la société n’y renonce expressément.

Article 32. Droit commun

Les dispositions du Code des sociétés et des associations auxquelles il ne serait pas licitement dérogé sont réputées inscrites dans les présents statuts et les clauses contraires aux dispositions impératives du Code des sociétés sont censées non écrites.

 

Règlement d’ordre intérieur
(R.O.I.)

1. Introduction

Ce document vient en complément des statuts de la coopérative “La coop alimentaire”. Sans entrer en contradiction avec la loi des sociétés ni les statuts de la coopérative, le but est de compléter ces derniers avec des règles de bon sens et des règles propres à l’organisation, tout en souplesse par rapport au processus de décision et de publication. En effet, s’il est nécessaire que l’assemblée générale valide ce règlement, il n’y a pas de contrainte ni de frais lié à une publication au Moniteur.

L’article 4bis du titre 1 des statuts prévoit que l’organe d’administration est habilité à édicter un règlement d’ordre intérieur (R.O.I.) fixant notamment les règles de fonctionnement et les responsabilités de tous ceux qui participent à la gestion, à l’animation, à la surveillance et au contrôle de l’activité de la coopérative. Pareil règlement d’ordre intérieur ne peut contenir de dispositions :

  • contraires à des dispositions légales impératives ou aux statuts ;
  • relatives aux matières pour lesquelles la loi exige une disposition statutaire. Le règlement d’ordre intérieur peut toutefois, s’il est approuvé par une décision prise dans le respect des conditions de quorum et de majorité requises pour la modification des statuts, contenir des dispositions supplémentaires et complémentaires concernant les droits des actionnaires et le fonctionnement de la société, y compris les matières visées à l’article 2:59, 2° du Code des Sociétés et Associations (CSA).Le règlement d’ordre intérieur peut toutefois, s’il est approuvé par une décision prise dans le respect des conditions de quorum et de majorité requises pour la modification des statuts, contenir des dispositions supplémentaires et complémentaires concernant les droits des actionnaires et le fonctionnement de la société, y compris les matières visées à l’article 2:59, 2° du CSA.Le R.O.I. a pour objet de préciser des dispositions relatives à l’application des statuts et à la gestion de la coopérative. Il s’impose aux coopérateurs et à leurs ayants droits pour ce qui est jugé utile aux intérêts de la coopérative. Le R.O.I. est disponible sur simple demande auprès d’un administrateur.

 

2. Missions et valeurs

Outre l’objet social de la coopérative tel que décrit dans les statuts, il est utile de rappeler la finalité sociale de la société.

La coopérative a pour finalité de :

  • soutenir l’agriculture paysanne et favoriser le développement de pratiques agricoles biologiques, respectueuses des personnes, du vivant et de l’environnement ;
  • permettre au plus grand nombre, y compris les publics précarisés, d’avoir accès à une alimentation bio, locale, durable, de saison et nutritive ;
  • créer de nouveaux modèles économiques et sociaux qui permettent la création d’emplois locaux, notamment inclusifs des personnes précarisées ou en situation de handicap, une participation au processus démocratique décisionnel et une juste rémunération des producteurs et travailleurs ;
  • créer des espaces d’échange et de partage des savoirs et savoirs faire agricoles et culinaires ;
  • sensibiliser les citoyens aux enjeux de l’alimentation, en leur donnant la possibilité de s’informer et d’investir humainement et financièrement dans des projets novateurs et porteurs de sens sur leur territoire ;
  • promouvoir l’économie sociale et solidaire ;
  • et développer des liens de solidarité et de convivialité entre agriculteurs et mangeurs.La coopérative s’inscrit dans le respect des principes de l’économie sociale, à savoir :
    • une finalité de service à la collectivité ou aux membres, plutôt qu’une finalité de profit ;
    • une autonomie de gestion ;un processus de décision démocratique ;
    • une primauté des personnes et du travail sur le capital dans la répartition des revenus.

Les valeurs énoncées ci-dessous sont adoptées par tous les coopérateurs :

Respect : Etablir des relations équitables, éthiques, transparentes, claires, basées sur la confiance et la solidarité, aussi bien entre les membres de la coopérative qu’avec les différentes parties prenantes qu’ils soient usagers, clients, fournisseurs, partenaires.

Transparence : Œuvrer à une accessibilité optimale d’information à tous les niveaux (stratégique, opérationnel, administratif,…).

Coopération, collaboration, participation : Co-développer , co-créer , faire ensemble et participer à la création de nouveaux modèles économiques et sociaux, basés sur la création de lien social et l’égalité de tous.

Convivialité : Choisir résolument le plaisir, l’épanouissement, le partage comme source d’énergie renouvelable de la coopérative.

Engagement : En tant qu’acteurs économiques ou institutionnel, être acteurs et actrices des changements sur les plans humains et environnementaux que nous voulons voir émerger, (co-)responsables des résultats et des impacts du projet.

Éducation, sensibilisation : Des parties prenantes par l’expérimentation, l’apprentissage et la participation. Transmettre ces valeurs qui nous inspirent.

Gouvernance, démocratie : Une équité entre coopérateurs pour des relations plus harmonieuses, une structure transparente pour organiser les énergies et faciliter le processus décisionnel démocratique ainsi que le partage du pouvoir.

 

3. Les membres

L’article 6 des statuts prévoit trois types d’actions et donc d’actionnaires. Un actionnaire ne peut détenir des actions que d’une seule classe. Les actions peuvent être souscrites aussi bien par des personnes physiques que des personnes morales.

Actions de classe A (dites “garantes”) : Réservées à toute personne qui exerce une activité de production agricole ou de transformation alimentaire, ces actionnaires sont également garants de la finalité sociale de la coopérative. – 500 €

Actions de classe B (dites “bénéficiaires”) : Peuvent être souscrites par toute personne désireuse d’avoir accès aux services de la coopérative et de se montrer solidaire envers les finalités coopératives de la société. – 100 €

Actions de classe C (dites “investisseurs”) : Peuvent être souscrites par toute personne ou institution désireuse d’investir dans la coopérative afin de favoriser sa finalité. – 1 000 €

 

4. Les commissions

Parmi les membres de classe A (les “garants”) peuvent se former des commissions. Ce sont des groupes de discussion ou des groupes de travail permettant d’approfondir de nouvelles orientations en lien avec l’objet de la coopérative. Les commissions rapportent à l’organe d’administration. Elles peuvent à tout moment proposer la tenue d’une assemblée générale extraordinaire ou demander d’ajouter un point à l’agenda de l’assemblée générale ordinaire.

Une commission dite “sociétale” peut également être créée. Elle se compose d’au moins trois actionnaires (peu importe la classe) qui ne sont pas administrateurs et n’ont pas d’autre mandat. La commission sociétale fixe son fonctionnement interne et le propose à l’assemblée générale pour validation. La commission sociétale est chargée d’auditer la congruence des décisions et actions prises par les instances de la coopérative par rapport aux valeurs et à la finalité sociale. Les membres de la commission sociétale peuvent poser des questions d’éclaircissement. Ils peuvent interpeller l’organe d’administration ou toute instance par rapport à une décision ou action qui ne leur semble pas en accord avec les valeurs ou la finalité de la coopérative. Ils font rapport à l’assemblée générale.

 

5. L’organe d’administration

Les statuts prévoient que la société soit administrée par au moins 5 administrateurs et au maximum 9. Un administrateur est une personne physique ou une personne morale. Dans ce dernier cas, il convient de désigner un représentant permanent. Un administrateur peut ou ne pas être actionnaire de la coopérative. Dans les deux cas, il s’engage à s’inscrire dans les valeurs partagées par la coopérative et à respecter le présent R.O.I.

Les administrateurs sont élus par l’assemblée générale sur la base d’une liste de candidats présentée par les actionnaires de classe A. La durée de leur mandat est fixée à 3 ans. Les mandats peuvent être renouvelés sans limite.

Les administrateurs exercent leur mandat à titre gratuit. Bien que les statuts prévoient la possibilité d’une indemnité ou d’un jeton de présence, le présent R.O.I. confirme que les administrateurs ne perçoivent aucune indemnité quelle qu’elle soit, sauf les administrateurs-délégués à qui la gestion journalière de la société est confiée. Leurs attributions et rémunérations sont fixées par l’assemblée générale et ne peuvent en aucun cas être liées aux bénéfices de la société.

Parmi les administrateurs, l’assemblée générale désigne un président. Il n’endosse pas plus de responsabilités que les autres administrateurs, mais, en tant que facilitateur, il est en charge de l’organisation et de l’animation des réunions de l’organe d’administration et des assemblées générales ordinaires et extraordinaires. Il peut décider un report de décision à une réunion ultérieure en cas de blocage. En cas d’égalité des votes, sa voix compte double.

L’assemblée générale désigne également parmi les administrateurs un secrétaire qui est en charge de la rédaction des procès-verbaux des réunions de l’organe d’administration ainsi que de leur archivage et mise à disposition. Il prépare également les réunions et envoie les convocations.

L’assemblée générale désigne aussi parmi les administrateurs un trésorier qui est en charge de la préparation des états financiers à envoyer au comptable et de préparer et présenter les comptes à l’assemblée générale. Il rend compte régulièrement de l’état financier de la coopérative à l’organe d’administration.

En cas d’indisponibilité, un administrateur ne peut pas se faire représenter par une autre personne. Il doit explicitement se faire excuser au préalable de chaque réunion de l’organe d’administration à laquelle il ne peut assister. En cas d’absence du président, son rôle est endossé par l’administrateur le plus âgé.

L’organe d’administration peut prendre des décisions valablement si un quorum de deux tiers des administrateurs est rassemblé.

L’organe d’administration met en œuvre les décisions prises par l’assemblée générale et assure la représentation de l’association. Il est chargé de veiller à la pérennité et à la conformité juridique et fiscale de la coopérative. L’organe d’administration dispose de la compétence résiduelle, ce qui implique qu’il est compétent pour tout, sauf en ce qui concerne les compétences réservées à l’assemblée générale par la loi (art. 9:12 CSA). De manière statutaire, et sauf pour les actes compris dans le domaine de la gestion journalière exercée par les administrateurs-délégués, la société est valablement engagée et représentée vis-à-vis des tiers par la signature de deux administrateurs agissant conjointement.

L’organe d’administration se réunit aussi souvent que l’intérêt de la coopérative l’exige, et de préférence au moins 4 fois par an, par exemple sur base trimestrielle. Il doit être convoqué si un administrateur en fait la demande. Le mode de décision privilégié est la décision par consentement. Toutefois, si la décision ne peut être reportée et qu’après plusieurs tentatives, une ou plusieurs objections exprimées ne peuvent être levées, l’organe d’administration peut recourir au vote. Lorsqu’un administrateur se trouve en situation de conflit d’intérêt, il doit le signaler aux autres administrateurs et il ne peut prendre part à la décision. Le point doit avoir été repris préalablement à l’ordre du jour. La proposition doit recueillir la majorité absolue (la moitié des voix plus une). Les décisions sont reprises dans des procès-verbaux qui seront consignés dans un registre spécial et signés par tous les administrateurs présents.

Les administrateurs qui siègent au sein de l’organe d’administration forment ensemble un collège. Les administrateurs sont dès lors solidairement responsables des décisions de ce collège.

 

6. La gestion journalière

La gestion journalière est confiée aux administrateurs-délégués. Ils sont choisis par l’organe d’administration soit en leur sein, soit à l’extérieur auquel cas ils sont dénommés délégués et pas administrateurs-délégués. Les actes et décisions qu’ils peuvent entreprendre sont ceux qui n’excèdent pas les besoins de la vie quotidienne et qui, soit en raison de l’intérêt mineur qu’ils représentent soit en raison de leur caractère urgent, ne justifient pas l’intervention de l’organe d’administration.

La signature d’un seul administrateur-délégué ou délégué est suffisante pour engager la société en ce qui concerne les actes et décisions de la gestion journalière, notamment la gestion des opérations bancaires, pour un montant n’excédant pas dix mille euros. Pour des actes plus importants, c’est-à-dire tout acte qui engage financièrement la société pour plus d’un an ou pour un montant supérieur à dix mille euros, la signature d’au moins deux administrateurs, dont au moins un n’est pas administrateur-délégué, est requise.

L’existence d’un organe chargé de la gestion journalière ne prive pas l’organe d’administration de sa compétence en la matière. L’organe d’administration pourra toujours prendre une décision qui relève de la gestion journalière, même s’il a désigné un ou plusieurs délégués à la gestion journalière.

La comptabilité est tenue telle que prévu par la loi des sociétés. Elle est confiée à un comptable externe qui enregistre les écritures comptables, rédigent les comptes annuels et publie les résultats et comptes au Moniteur. La préparation des états financiers est confiée au trésorier, telle que décrit au chapitre 5. Un commissaire aux comptes est désigné par l’assemblée générale pour une durée de trois ans. Il s’assure que la tenue des comptes est correcte et permet d’accorder la confiance à l’organe d’administration.

A l’exception du premier exercice social qui débute le 1/09/2022 et se termine le 31/12/2023 (premier exercice dit long), l’exercice social commence le premier janvier et finit le trente et un décembre de chaque année.

 

7. L’assemblée générale

L’assemblée générale est l’organe souverain de la coopérative et se compose de tous les actionnaires. Si des membres de l’organe d’administration ne sont pas actionnaires, ils sont invités aux réunions de l’assemblée avec voix consultative. L’assemblée générale est présidée par le président de l’organe d’administration. Il appartient au président et à l’ensemble des administrateurs de s’assurer que l’assemblée générale se tientconformément aux dispositions prévues par les lois et règlements. A ce titre, il leur appartient de vérifier que le quorum est atteint, que l’ordre du jour est respecté et que les actionnaires exercent librement leur droit de participer au débat et leur droit de vote. Il leur appartient également de certifier l’exactitude de la feuille de présence et d’assurer la police de l’assemblée.

L’assemblée générale est convoquée par l’organe d’administration de préférence par courrier électronique, ou si cette dernière n’est pas disponible, par courrier postal, au moins deux semaines avant la date de la réunion. La convocation doit mentionner les points à l’ordre du jour et les documents nécessaires à se faire une opinion sur les décisions à prendre.

L’assemblée générale ne peut délibérer que sur les points figurant à l’ordre du jour ou proposés et acceptés par la majorité simple des membres présents ou représentés valablement. Les délibérations et votes de l’assemblée générale sont constatés par procès- verbal établi par le secrétaire et signé par le président et les administrateurs ainsi que par tout membre en faisant la demande. Le procès-verbal est disponible pour tous les actionnaires sur simple demande ; les copies à délivrer aux tiers sont signées par un ou plusieurs administrateurs.

L’assemblée générale se réunit aussi souvent que nécessaire pour permettre une dynamique et un suivi du projet intégrant une dimension collective forte. L’assemblée générale se réunit au moins une fois par an, à la date fixée par les statuts, afin notamment d’approuver les comptes annuels et le rapport de gestion.

En cas de nécessité, la participation peut se faire par voie électronique. Le droit de vote peut être exercé par voie électronique si un système légalement compatible est mis en place. Un actionnaire peut donner procuration écrite à un autre actionnaire de la même

classe. Outre les points obligatoires de l’assemblée ordinaire annuelle, l’ordre du jour est établi par l’organe d’administration. L’ordre du jour est envoyé au moins quinze jours à l’avance.

Dans le système de gestion participative, les commissions en place sont invitées à faire part à tout moment de leurs réflexions ou suggestions d’amélioration à l’organe d’administration qui s’efforcera d’y donner la suite nécessaire, ce qui peut amener à porter un point à l’ordre du jour d’une assemblée générale ordinaire ou extraordinaire. Si ce système n’est pas suffisant, une assemblée générale doit être spécifiquement convoquée à ce sujet dans les trois semaines si un groupe d’actionnaires représentant plus d’un dixième des actions encirculation en fait la demande.

Tous les actionnaires, titulaires d’une ou plusieurs actions nominatives inscrites dans le registre, sont membres de l’assemblée générale et le poids de chacun dans l’assemblée est identique quel que soit le nombre d’actions qu’il possède : chaque actionnaire dispose d’une voix.

Avant toute prise de décision, une information suffisante est mise à disposition de tous les membres et la possibilité est offerte de poser des questions de clarification avant l’assemblée.

L’assemblée générale est l’organe de contrôle et possède les pouvoirs qui lui sont expressément reconnus par la loi ou les statuts. L’assemblée générale a ainsi seule le droit d’approuver les comptes annuels et le rapport de gestion, le budget prévisionnel, d’affecter le résultat, d’apporter des modifications aux statuts, de nommer les administrateurs et commissaires, de les révoquer, d’accepter leur démission et de donner décharge aux administrateurs.

Pour la prise de décision, l’assemblée générale est compétente pour tout objet ayant un impact sur l’ensemble du projet :

  • l’arbitrage sur des questions impactant le projet dans son ensemble ;
  • la validation de documents opposables à des tiers : R.O.I., charte, statuts,… ;
  • la nomination des administrateurs et des actionnaires faisant partie de la commission sociétale.

 

8. Les décisions

La gestion de la coopérative distingue plusieurs niveaux organisationnels selon la nature des décisions et les responsabilités.

Les décisions stratégiques

Elles concernent les orientations générales de la coopérative. Elles ont une implication sur le long terme et engagent l’avenir de la coopérative. Elles comportent un risque important, touchent directement aux valeurs de la coopérative et sont considérées comme relevant de l’intérêt général.

Exemple : Acheter un bâtiment, modifier les statuts, le R.O.I. ou la charte, mettre en place un mécanisme de solidarité, modifier le règlement interne des commissions,…

Les décisions tactiques

Elles ont une implication à moyen terme sur la vie de la coopérative et concrétisent les lignes stratégiques approuvées par l’assemblée générale. Elles ont des conséquences importantes pour la coopérative.

Exemple : faire une demande de subside, réaliser un investissement, recruter un membre du personnel, lancer une campagne publicitaire,…

Les décisions opérationnelles

Elles permettent le bon fonctionnement quotidien de la coopérative. Elles ont une portée limitée et comportent un risque modéré.

Exemple : Faire des achats/ventes de produits, mettre en place une communication et de la visibilité, organiser des événements, effectuer des opérations bancaires pour un maximum de dix mille euros ne demandant la signature que d’un seul administrateur,…

 

Rôle des différents organes

L’assemblée générale est l’organe qui prend et valide les décisions stratégiques. Parexemple :

  • modification des statuts
  • validation des modifications du R.O.I.
  • nomination, décharge et révocation des administrateurs
  • nomination de la commission sociétale
  • validation des comptes et du rapport d’activités annuels
  • validation du budget prévisionnel
  • validation des orientations et actions définies en commission

Les propositions de décisions stratégiques, les décisions tactiques et opérationnelles sont du ressort de l’organe d’administration. Par exemple :

  • organisation du travail général
  • définition des priorités, application de la stratégie
  • circulation de l’information
  • adaptation de la structure aux besoins
  • initiation de projets nécessaires
  • élaboration du budget annuel prévisionnel à proposer à l’assemblée générale
  • organisation des délégations de pouvoir
  • réalisation des actes légaux de l’entreprise
  • formulation de propositions stratégiques à l’assemblée générale
  • gestion des ressources financières, matérielles et humaines
  • représentation légale de la coopérative et responsabilité vis-à-vis des tiers
  • employeur légal des employés
  • fixation des rémunérations pour certaines fonctions
  • convocation de l’assemblée générale

La commission sociétale n’a pas de rôle décisionnel mais plutôt un rôle de contrôle :

  • contrôle le respect de la finalité sociale de la coopérative et des comptes
  • émet des avis sur l’éthique des propositions
  • rédige un rapport annuel sur la manière dont la coopérative a réalisé le but social qu’elle s’est fixé.